Sau khi hoàn thành chương trình học tiếng ở trường Nhật ngữ – học lên senmon – rồi Đại học / Cao đẳng ở Nhật, rất nhiều bạn có nguyện vọng muốn được tiếp tục ở lại Nhật làm việc. Tuy nhiên, nếu không được một công ty nào tiếp nhận thì bạn không thể xin visa để tiếp tục lưu trú tại Nhật Bản. Do đó, hầu hết các bạn sinh viên năm cuối đều chạy đua với thời gian để tìm được cho mình một công việc phù hợp, nhằm hoàn thiện hồ sơ xin visa chuyển từ visa du học sang visa đi làm.
Vậy các bước cơ bản của quá trình chuyển đổi visa là gì? Mời các bạn đón đọc bài viết ngày hôm nay của jNavi nhé!
Điều kiện có thể chuyển sang visa đi làm
Phải xin được việc làm tại Nhật
- Có giấy xác nhận đã được nhận vào công ty （内定）
- Phù hợp với chuyên ngành được đào tạo ở trường senmon hoặc trường Đại học/ Cao đẳng
- Có mức lương cao hơn mức lương tối thiểu vùng
- Không thuộc các nhóm ngành nghề mà chính phủ Nhật Bản quy định không cấp visa cho người nước ngoài
Công việc phù hợp với chuyên ngành học
- Công việc có liên quan tới ngành học ở trường senmon hoặc trường Đại học/ Cao đẳng ở Nhật hoặc Việt Nam
- Nếu đã tốt nghiệp Đại học ở Nhật (hoặc Việt Nam) thì phạm vi công việc sẽ rộng hơn, được mở rộng ra cả những ngành liên quan, còn nếu chỉ tốt nghiệp senmon ở Nhật thì phạm vi chỉ được ở trong chính ngành đó
- ※ Lưu ý : việc đi làm thêm tại các quán ăn, nhà hàng, siêu thị… là hình thức lao động bán thời gian không được Nhật Bản quy định trong các nhóm ngành nghề tiếp nhận lao động người nước ngoài. Do đó, việc xin được visa làm việc trong công việc này là cực thấp trừ khi bạn làm việc trong chuỗi nhà hàng và quán ăn có phát triển rộng mở cả ra nước ngoài
Khả năng ngoại ngữ
- Trình độ tiếng Nhật ít nhất từ N3 trở lên
- Khi nộp hồ sơ xin visa, nên nộp kèm các chứng chỉ tiếng Nhật N1-2-3 hoặc bằng tiếng Anh (nếu có) để tăng khả năng hồ sơ được tiếp nhận
Lưu ý : Nếu bạn là thực tập sinh sắp hết hạn 3 năm theo hợp đồng, dù có được công ty nhận vào làm nhân viên chính thức thì bạn cũng không được phép ở lại tiếp tục gia hạn visa. Để có thể tiếp tục công việc, các bạn cần tìm hiểu các quy định thi tuyển lên kỹ năng đặc định theo chủ trương của chính phủ 2 nước.
Tham khảo bài viết :
① Tổng quan về chế độ xung quanh việc tuyển dụng nhân sự nước ngoài (EPA / Thực tập kỹ năng / Kỹ năng đặc định)
② Các chế độ cơ bản về “Kỹ năng đặc định” thực tế (Tokutei số 1 & số 2)
Các loại giấy tờ cần chuẩn bị
Người xin visa cần chuẩn bị
- Bản đăng ký xin visa 在留資格変更許可申請書
- Ảnh thẻ 3cm x 4cm
- Bản photo hộ chiếu
- Bản photo 2 mặt thẻ lưu trú
- Phiếu lưu trú 住民票 xin ở tòa thị chính địa phương
- Bản sao bằng tốt nghiệp và các bằng cấp khác tại Nhật
- Bản sao bằng chứng nhận năng lực tiếng Nhật
- Bản tường trình lý do xin visa (không có mẫu cụ thể, bạn cần tự trình bày lý do muốn gia hạn visa)
Phía công ty tuyển dụng cần chuẩn bị
- Bản sao hợp đồng lao động ( 労働契約書 ) hoặc Bản tường trình điều kiện lao động ( 労働条件通知書 )
- Bản catalogue giới thiệu về công ty (Có thể lấy tài liệu từ trang web của công ty)
- Bản gốc Giấy chứng nhận lịch sử của công ty ( 履歴事項全部証明書 ). Tài liệu này sẽ do nhân viên công ty lên Sở pháp chế để xin
- Bản sao quyết toán （決算書） năm tài khóa gần nhất. Tài liệu này do phòng Kế toán của công ty chuẩn bị. Trường hợp công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần tài liệu này
- Bản catalogue giới thiệu về công ty (Có thể lấy tài liệu từ trang web của công ty)
- Bản gốc Giấy chứng nhận lịch sử của công ty ( 履歴事項全部証明書 ). Tài liệu này sẽ do nhân viên công ty lên Sở pháp chế để xin
- Bản sao quyết toán 決算書 năm tài khóa gần nhất. Tài liệu này do phòng Kế toán của công ty chuẩn bị. Trường hợp công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần tài liệu này
- Bản sao chứng từ khấu trừ thu nhập của năm trước đó 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của sở thuế. Tài liệu này do phòng Kế toán của công ty chuẩn bị. Trường hợp công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần tài liệu này
- Danh sách nhân viên người nước ngoài trong công ty (nếu có). Tài liệu này do phòng Hành chính – Nhân sự của công ty chuẩn bị
- Bản trình bày Lý do tuyển dụng 採用経緯説明書. Tài liệu này do phòng Hành chính – Nhân sự của công ty chuẩn bị
- Bản trình bày chi tiết nội dung công việc 業務内容の詳細
Do phía tài liệu và giấy tờ phía công ty phải chuẩn bị là khá nhiều, do đó bạn nên chủ động liên lạc với phòng Hành chính – Nhân sự của công ty và gửi danh sách các giấy tờ cần chuẩn bị như mình đã liệt kê ở trên để sớm hoàn thành các thủ tục xin chuyển đổi visa làm việc.
Thời gian nộp hồ sơ xin chuyển đổi sang visa làm việc
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên, bạn mang đầy đủ giấy tờ cùng với hộ chiếu và thẻ lưu trú lên Cục xuất nhập cảnh gần nơi mình cư trú để nộp. Do thời gian xét duyệt thường mất từ 1-3 tháng nên bạn nên bạn bắt buộc phải nộp trước ngày visa cũ hết hạn nhé.
- Nếu công ty tiếp nhận là công ty lớn, cổ phiếu đã được niêm yết trên sàn chứng khoán thì khoảng 1 tháng sau khi nộp hồ sơ bạn sẽ nhận được kết quả
- Các công ty nhỏ thường có thời gian xét duyệt lâu hơn, trả kết quả trong khoảng 1-3 tháng
- Một số công ty tư nhân quy mô nhỏ, không rõ ràng trong lĩnh vực hoạt động và các chứng từ có liên quan có thể sẽ không xin được visa cho bạn
- Bạn có thể bị yêu cầu nộp thêm các hồ sơ liên quan tới việc đóng thuế chẳng hạn như các chứng từ liên quan tới khấu trừ lương khi đi làm thêm
- Nếu hồ sơ của bạn đã được tiếp nhận thì dù visa cũ đã hết hạn thì vẫn sẽ được tự động kéo dài thêm cho tới khi Cục quản lý xuất nhập cảnh gửi trả kết quả hồ sơ của bạn
- Trong thời gian thụ lý hồ sơ, Cục quản lý xuất nhập cảnh có thể liên lạc với bạn bất cứ lúc nào để xác nhận thêm thông tin
- Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy lập tức liên hệ với Cục quản lý xuất nhập cảnh để xin hướng dẫn.
Trên đây là toàn bộ giấy tờ cần chuẩn bị cũng như quy trình xin chuyển đổi sang visa làm việc tại Nhật Bản. Đối tượng áp dụng là người lao động nước ngoài hiện đang có visa lưu trú tại Nhật Bản và muốn thay đổi sang visa làm việc để tiếp tục duy trì việc sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Chúc việc xin visa cũng như việc làm của các bạn luôn diễn ra một cách thuận lợi nhé.