Nhắc tới con dấu thì đây là sự bỡ ngỡ của rất nhiều bạn nước ngoài lần đầu tới Nhật. Lý do chính bởi thói quen dùng chữ ký tại nước của họ nên khi tới Nhật việc thay thế chữ ký bằng con dấu là một quy trình mới phải làm quen.
Khác với tất cả các nước phương Tây hay bất kể nước nào khác trong khu vực châu Á, Nhật Bản sử dụng con dấu cá nhân để thay thế cho chữ ký trong rất nhiều công việc thường nhật và hành chính. Vậy con dấu ở Nhật được sử dụng như thế nào? Và tiến hành việc làm con dấu tiến hành ở đâu? Hãy cùng jNavi tìm hiểu qua bài viết hôm nay nhé.
Khái quát về con dấu ở Nhật
Trong tiếng Nhật, con dấu gọi là ハンコ hoặc 印鑑 được sở hữu bởi cả công ty và cá nhân. Những con dấu sẽ đi kèm cùng một hộp mực màu đỏ gọi là 朱肉.
Về công dụng nói chung thì con dấu dùng để đóng dấu vào các giấy tờ thủ tục hành chính, hoặc đơn xin rút hoặc chuyển tiền trong ngân hàng. Nói một cách đơn giản, con dấu là sự thay thế cho chữ ký của người Nhật.
Quy định về con dấu
Con dấu thường được làm bằng gỗ, đá hoặc đơn giản là chỉ bằng nhựa, đường kính từ 8-25mm. Trên con dấu bắt buộc phải khắc tên của bạn, có thể là đầy đủ họ tên, chỉ tên hoặc chỉ họ thôi đều được. Với người Nhật thì tên có thể được viết dưới dạng chữ Kanji nên tên khắc tên con dấu cũng trùng khớp như vậy. Còn nếu là người nước ngoài, con dấu sẽ khắc tên bạn bằng chữ Katakana.
Có một lưu ý ở đây là tên khắc trên con dấu nhất định phải trùng khớp với tên trên giấy tờ của bạn, nếu không con dấu đó sẽ khó được chấp thuận và gây phiền nhiễu cho bạn sau này. Vậy nên việc bạn tự nghĩ ra một cái tên để thay thế là điều tuyệt đối không nên. Còn với những bạn người nước ngoài khắc con dấu tên bằng chữ Katakana thì bắt buộc phải mang các giấy tờ hợp lệ khác chứng minh tên Katakana đó là đúng.
Các loại con dấu đang được sử dụng ở Nhật
Hiện ở Nhật có 3 loại con dấu chính đang được lưu hành, đó là :
- 実印
- 銀行印
- 認印
実印
Đây là con dấu được đăng ký ở các cơ quan hành chính, chẳng hạn như ở Tòa thị chính thành phố （市役所）và có hiệu lực pháp lý. Nó được sử dụng trong các trường hợp như các giấy tờ liên quan đến bất động sản, pháp lý… và tuyệt đối phải giữ cẩn thận không được đánh mất con dấu này. Nếu làm mất, bạn phải báo cáo ngay với Thị chính thành phố nơi bạn sống để xóa dấu cũ và làm con dấu mới. Và bạn không thể sử dụng con dấu mua ở cửa hàng 100 Yên trong trường hợp này vì đó là hàng sản xuất đồng loạt nên không có ý nghĩa chứng minh.
Với người nước ngoài muốn làm con dấu này cần có 2 điều kiện sau:
- Có đăng ký cư trú tại thành phố nơi tiến hành đăng ký con dấu
- Người từ 15 tuổi trở lên
銀行印
Là con dấu được sử dụng khi mở tài khoản ngân hàng hoặc thực hiện các giao dịch ngân hàng. Bạn cũng có thể sử dụng dấu 実印 với vai trò tương đương.
認印
Đây là loại dấu đơn giản nhất vì không cần đăng ký với các cơ quan hành chính cấp nhà nước. Tuy nhiên, đây lại là loại dấu được sử dụng nhiều nhất trong đời sống hàng ngay với các trường hợp như : xác nhận đã giao hàng, đóng dấu xuất hóa đơn.
Đây cũng là con dấu thường được giáo viên trong các trường học sử dụng để xác nhận việc học và làm bài tập của học sinh. Con dấu này còn được in nhiều hình rất dễ thương đi kèm với tên, các bạn có thể đặt mua online hoặc mua tại cửa hàng 100 Yên hay các văn phòng phẩm.
Cách làm con dấu tại Nhật
Ở Nhật có rất nhiều cửa hàng chuyên làm con dấu. Chẳng hạn như ngày mới tới Nhật, mình làm con dấu tại một cửa hàng trong trung tâm thương mại với giá gần 1000 Yên, sau khi dạo chơi trong trung tâm thương mại khoảng 2 tiếng thì mình quay lại cửa hàng để lấy con dấu khắc tên đã hoàn thành.
実印 là loại dấu quan trọng nên nhất định bạn phải đặt tại cửa hàng hoặc tòa thị chính để đảm bảo an toàn, còn với 銀行印 và 認印 bạn hoàn toàn có thể đặt online với nhiều mẫu mã đa dạng và giá cả phải chăng.
Ngoài ra, các bạn ở Nhật còn truyền tai nhau máy làm con dấu tự động tại Don Quijote. Nhưng không phải ở tất cả các siêu thị đều có nên hãy xác nhận điều này trên website của chi nhánh trước khi tới nhé. Việc làm con dấu tại máy tự động khá nhanh và tiết kiệm chi phí, chỉ khoảng 10 phút và với mức giá chỉ từ 500 yên bạn hoàn toàn có thể sở hữu con dấu cá nhân cho mình.
Tổng kết
Việc sở hữu một con dấu cá nhân cho bản thân là hoàn toàn cần thiết nếu như muốn sinh sống tại Nhật Bản. Cơ bản các thủ tục cá nhân cần hoàn thành khi tới Nhật đều cần sử dụng đến con dấu cá nhân nên ngay khi tới Nhật bạn nên nhanh chóng để có thể sở hữu cho mình con dấu cá nhân, và nhớ tuyệt đối giữ gìn đừng để làm mất nó nhé.
Con dấu là một văn hóa từ xa xưa của Nhật vẫn còn được lưu giữ tới bây giờ mặc dù đã có nhiều giấy tờ được thay thế bằng các phương pháp khác như ký tên hay xác minh kỹ thuật số nhưng con dấu vẫn là một bản sắc, một nét đặc sắc riêng của Nhật Bản được nhiều người dân ủng hộ và giữ gìn.