日本の会社で働くうえで知っておきたい、ビジネスマナーと、よくある失敗談についてご紹介します。
だれでも、間違いや失敗はありますが、大切なことは、その経験を、どのように次につなげるか、です。今回紹介するのは日本人の新卒スタッフでも失敗しやすいケースなので、参考にしてください。
相手が誰かと話しているときは、声をかけない
あなたの上司が、他のスタッフと会話、打ち合わせ、調べ事をしているとき、声をかけることはビジネスマナーとして良くありません。基本的に上司に話しかけるときは、「すみません、今お時間よろしいでしょうか。」と聞くことがマナーです。
しかし、緊急で話しかけなければならないとき、上司が誰かとお話をしていたら、「お話中すみません、〇〇の件で本社からお電話です」というように、短く要件を伝えるようにしましょう。
こうした場合、相手によって、対応が変わります。上司より上の役職の方の用件があるときは、話を止めてでも上司に用件を伝えるべきです。
たとえば社長に対して、「上司の〇〇さんは今打ち合わせしているので、あとでまた電話してください」という対応は、くれぐれもしないように気を付けましょう。
敬称「さん」を外して名前を呼んでしまう
これは、ベトナム人とのやり取りで良く見受けられますが、〇〇「さん」という敬称は必ず外さないで呼ぶようにしましょう。これは相手があなたの上司であっても、部下であっても、日本人に対しては「さん」を付けることが大切です。
名前だけで呼ぶことを「呼びすて」といい、これは日本では、とても失礼にあたります。友だち同士で、先輩が後輩を、学校の先生が生徒を「呼びすて」することは昔からありますが、今やこれは「ハラスメント」の一つとされていて、「さん」を付けて相手を呼ぶことが、学校でも会社でも一般的になっています。
ややこしいのは、日本のビジネスマナーにおいては、「お客様に対しては、自分の会社の社員（上司・社長含め）のことは、呼び捨てする」文化があることです。
混乱するようでしたら、〇〇「さん」を付けて話しをすることで、問題はありません。
机を散らかしてしまう
入社したばかりのころは、机をキレイにしますが、慣れてくれば1か月ほどで、書類でごちゃごちゃになってしまう人が多いと思います。ここで問題なのは、こうした書類が、会社にとって「大切な情報」であることです。
会社の机だから、外部の人が見ないだろう、と思ったらそれは間違いです。会社には清掃員の方が入室することもありますし、誰かが知らずに、会社の情報が書かれた書類を持ち帰ってしまうこともあります。
日本はこうしたコンプライアンスがとても厳しいので、書類をはじめ、会社の備品に関する管理は気を付けてください。（入室キーの紛失など）
不要な書類などは、シュレッダーにかけることを習慣にしましょう。万が一、会社の外で紛失をした場合には、正直に上司に報告しましょう。このことを秘密にしておくと、あなたの信頼が全て失われてしまいます。
相手に道をゆずらないで歩く
会社では、社員の方とすれ違うことが多くあると思います。たとえば以下のシーン
- エレベーター
- トイレ
- オフィスのドア
こうした場面で、社員とすれ違うときは、立ち止まり、相手に道をゆずってください。ゆずらないと、相手に威圧感だったり、失礼な印象を与えてしまいます。
これは、上司だから、部下だから、という訳ではなく、日本では「道をゆずる」習慣を持つことで他人との関係がうまくいくことでしょう。
先にドアの開け閉めしているときは、相手が入室、退出するまで、ドアを支えておくこともマナーの一つです。
通路の真ん中を歩かない
会社の廊下などでは、真ん中を歩いてはいけません。人とすれ違うときは、壁に寄って、相手の歩く道を優先させてください。廊下の真ん中は会社の社長や役員の方が歩く道です。
もし社長や役員の方とすれ違ったときは、その場で止まり、一礼することを文化とする会社もあります。この点については、入社したときに上司に確認しましょう。
タクシーに乗る座席
タクシーにのるときは、席次に気を付けましょう。
- ①は運転席の後ろで一番安全な場所のため、上座です。
- ③は行き先を伝えたり、お会計をしたりするので、下座です。
日本は右ハンドルですので、乗るときは間違えないようにしましょう。
タクシーから降りるときは、忘れ物がないかどうか、席と座席の下なども確認しましょう。
タクシーに乗るときは、会話をすることもマナーの一つです。
まとめ
日本人との会話コミュニケーション方法については、別記事でご紹介します。
日本の新卒ビジネスマナーに関する面白い動画を最後に紹介します。日本の女性コメディアンが日本の会社でよくある事例を紹介しています。