“10 điều cần chú ý” khi làm việc trong công ty Nhật

Trong bài viết này tôi xin chia sẻ về những điều cần chú ý khi làm việc trong công ty Nhật.

Ở các trường học, công ty của Nhật, từ tháng 4 sẽ là thời điểm bắt đầu cho một sự khởi đầu mới, ở các trường học sẽ gọi đây là “Học kỳ mới”, còn ở các công ty sẽ gọi là “Năm tài chính mới”.

Những điều cần chú ý trong công ty Nhật.

Bước vào “năm tài chính mới” cũng là lúc các công ty Nhật Bản chào đón các thành viên mới gia nhập công ty. Các nhân viên mới này sẽ được chỉ bảo từ các tiền bối và cấp trên trong công ty, và từ kinh nghiệm của một người Nhật đã từng trải qua giai đoạn ấy, tôi muốn chia sẻ với mọi người trong bài viết này.

Chắc hẳn cũng có nhiều điều giống với Việt Nam, nhưng tôi xin chia sẻ dưới góc độ văn hóa Nhật Bản. Những điều tôi viết sau đây không phải toàn bộ đều chính xác. Tùy từng công ty mà quy định có thể sẽ khác nhau. Các bạn hãy vừa đọc và vừa lưu ý điểm này nhé.

Đọc vị không khí

” Đọc vị không khí” là nét văn hóa độc đáo của người Nhật. Ví dụ, trong lúc cấp trên có vẻ đang bận rộn lại đi hỏi ” Xin lỗi, ngày mai tôi muốn xin nghỉ có được không ?” thì đó không phải là thời điểm thích hợp.

Việc để ý là “Bây giờ cấp trên có vẻ đang bận nên hãy nói chuyện này sau” cũng là một trong những kỹ năng đọc vị không khí.

Tuy nhiên, tôi nghĩ sau khi vào công ty sẽ làm việc với người Nhật nhiều và có lẽ cũng có những cấp trên muốn là “Dù có vẻ đang bận đấy, nhưng nếu có việc gì thì cứ trao đổi ngay”. Những việc như thế nếu chưa vào công ty thì chưa biết được đâu nên cùng với việc ghi nhớ công việc thì các bạn hãy thử để tâm những việc khác nhé.

Sự chính xác quan trọng hơn tốc độ

Tùy từng người mà quan điểm sẽ khác nhau, nhưng thông thường ở Nhật, dù bạn có làm việc nhanh cỡ nào thì cũng không được đánh giá tốt nếu mắc nhiều lỗi. Đây là một trong những điều chắc chắn được đề cập khi là nhân viên mới.

Cố gắng để được đánh giá cao, dù cho có nhanh chóng hoàn thành công việc đi chăng nữa nếu chỉ cần mắc lỗi nhỏ thôi, sẽ không được giao cho công việc tiếp theo. Để tạo dựng được lòng tin bạn nên tạo mối quan hệ tốt thông qua việc nỗ lực làm việc “không mắc lỗi”.

Mang theo sổ ghi chép

Khi được chỉ dẫn công việc từ người đi trước, cấp trên v.v.v thì việc vừa lắng nghe vừa ghi chép lại được cho là rất quan trọng. Điều này nhằm cho đối phương thấy “Thái độ đang lắng nghe” và quan trọng là để không xảy ra việc “Hỏi đi hỏi lại cùng 1 vấn đề nhiều lần”.

Ở Nhật, khi nhân viên mới nghe chỉ dẫn mà không mang theo sổ ghi chép sẽ bị nhắc nhở là ”Anh/chị có thể nhớ được hết toàn bộ công việc mà không cần ghi chép không? Tôi sẽ không giải thích lại điều này nữa đâu đấy”.

Nói ”không” nếu mình không làm được công việc đó

Khi đã quen dần với công việc, bạn sẽ được yêu cầu làm rất nhiều việc. Khi đó, có lẽ sẽ có những lúc bạn bị hỏi là ”Ngày mai có thể hoàn thành việc này không”. Trường hợp bạn bận, cho đến thời hạn yêu cầu mà bạn không thể hoàn thành được thì việc truyền đạt là “Do tôi có việc abc nên tôi không thể hoàn thành được” là điều quan trọng.

Thêm vào đó, chắc chắn các bạn sẽ được đánh giá cao về kĩ năng quản lý công việc và nhận được sự tín nhiệm từ người đi trước, cấp trên v.v.v thông qua việc xin ý kiến như là ”Hiện tôi đang làm việc ABC, tôi nên ưu tiên việc nào trước ?”, “Ngày mai tôi bận nên anh/chị có thể đợi đến ngày kia được không” v.v.v.

Công việc của mình thì mình phải làm đến cùng

Khi gặp công việc khó, không có thời gian làm, quên mất hoặc chưa làm được thì sẽ có ai đó hỗ trợ cho bạn. Tuy nhiên, bạn không được phép nghĩ rằng “Bởi vì có ai đó đã làm giúp mình rồi nên giờ đó không phải việc của mình nữa”.

Vốn dĩ đây là việc của mình nên việc suy nghĩ rằng ”Sau đây thì thế nào?”, “Ai đang làm thay cho mình?”, ” Khi nào nó mới được hoàn thành?” hay “Mình có cần làm gì đó không?” là rất quan trọng. Những nhân viên mới ở Nhật được chỉ rằng ” Hãy chịu trách nhiệm đến cùng với công việc của mình”.

Làm quen với việc học hỏi

Đây cũng được xem là một trong những nét văn hóa đặc trưng của Nhật và có quan điểm là “Không phải là cứ chỉ cho toàn bộ thì mới làm được mà trước tiên hãy thử làm và ghi nhớ”. Chúng ta thường nghĩ rằng” Nếu không được chỉ bảo cho mọi thứ thì sẽ không hiểu được đâu”, nhưng có nhiều việc bạn chỉ có thể hiểu được sau khi tự mình bắt tay vào làm thử.

Ví dụ, trong ngành thể thao, ngay cả khi bạn được dạy cho các quy tắc thì bạn cũng không thể chơi giỏi môn thể thao đó được. Quan điểm này không phải phù hợp với tất cả các công việc, nhưng nếu nghĩ rằng ”Người Nhật không được chỉ dạy toàn bộ từ 1 đến 10″ thì hãy nhớ đến quan điểm ”Trước tiên, hãy làm thử rồi hỏi những điều chưa hiểu”.

Báo cáo-Liên lạc-Bàn bạc (Horenso)

Với nhiều người có ý định làm việc tại Nhật, đã từng nghe và biết đến từ “Horenso” rồi, trong tiếng Nhật nó có nghĩa là “Báo cáo, ” Liên lạc” và ” bàn bạc”. Điều này cũng liên quan đến câu chuyện bên trên.

Ví dụ về Báo cáo (“Tôi đã hoàn thành việc này rồi”, “Công việc đến đây là kết thúc”.

Ví dụ về Liên lạc (“Có liên lạc từ anh A “, ” Buổi họp đã được quyết định vào ngày △ “

Ví dụ về Bàn bạc (“Về việc XYZ thì tôi nên làm thế nào?”)

Đây là tóm tắt những quy tắc giao tiếp quan trọng. Ở Nhật, phòng nhân sự sẽ đào tạo trước khi cho thực hành “Horenso” và quan trọng là nội dụng truyền đạt là phải ” đơn giản”, “chính xác”, và “ngắn gọn”.

Không nói xấu công ty ở bên ngoài

Sau giờ làm việc sẽ thật vui nếu được cùng đi ăn tối với bạn bè nhỉ. Tuy nhiên, việc lấy “chuyện công ty” ra nói khi trên tàu điện, xe buýt hay trong nhà hàng hoàn toàn không phải là điều gì tốt cả.

Các bạn hãy đặc biệt lưu ý điểm này nhé, vì bạn sẽ không biết được ai đang nghe điều gì ở đâu, hoặc là có lúc những thông tin quan trọng của công ty bị người khác biết đến.

Ở Nhật, thực tế đã có những việc như là ”Khi đang nói xấu cấp trên với đồng nghiệp ở quán Cafe của công ty thì có một nhân viên khác đang có mặt ở đó nghe thấy, sau đó đã mách lại với cấp trên”, “Khi mang chuyện công ty ra nói trên tàu điện thì bị người của công ty đối thủ đang ở gần đó nghe thấy hết những thông tin quan trọng”.

Chú ý tới những người hơn tuổi tại nơi ăn uống

Gần đây ở Nhật Bản nhân viên mới vào công ty ”không tham gia tiệc nhậu của công ty” đang tăng lên. Có người nghĩ rằng là ở những buổi tiệc nhậu của Nhật có rất nhiều quy tắc, họ không có thời gian để thoải mái ăn uống. Vì lý do này nên nhiều người không thích việc đi ăn uống với tiền bối hoặc cấp trên.

Ví dụ về một số quy tắc:

”Người ít tuổi hơn sẽ ngồi ở gần cửa vào để thuận tiện cho việc gọi món với nhân viên nhà hàng”

”Người ít tuổi hơn sẽ kiểm tra xem trong chén của người trên tuổi đã có rượu chưa”

”Nếu như không đủ rượu thì người ít tuổi hơn sẽ rót phần rượu còn lại vào chén của mình và gọi thêm rượu.

”Không được ăn trước khi người trên tuổi ăn” v.v.v

Có rất nhiều quy tắc không thể liệt kê ra hết được nên tôi chỉ nêu ra vài điểm tiêu biểu trên đây.

Tuy vậy, quy tắc này không phải tất cả người Nhật đều coi trọng. Cũng có người sẽ nói rằng “Không làm vậy cũng không sao đâu, cứ thoải mái đi”, khi đó hãy thư giãn và vui vẻ ăn uống nhé. Tuy nhiên hãy chú ý đừng để ”uống quá nhiều” đến mức gây phiền toái cho mọi người.

Đừng quên cảm xúc khi mới bắt đầu

Khi quen dần với công việc, mọi người dần dần có cảm giác thoải mái hơn, công việc cũng dần trở lên phức tạp hơn. Những lúc như vậy người Nhật coi trọng từ ” Đừng quên cảm xúc từ khi mới bắt đầu”.

Thành ngữ ngày xưa gọi điều này là 初心忘るべからず (Không được quên ý định ban đầu của mình trong bất cứ việc gì). Sự “khiêm tốn” thường thấy ở người Nhật cũng đến từ giáo lý này.

Nhân đây tôi cũng xin chia sẻ thêm, những bạn Việt Nam học tiếng Nhật khi được khen là ”Tiếng Nhật của bạn giỏi nhỉ”, có nhiều người sẽ trả lời là ” Không không, vẫn chưa đâu ạ”. Có lẽ đây là từ các bạn đã học ở trong trường học , đây cũng là 1 điều trong quy tắc ” Không được quên ý định ban đầu của mình trong bất cứ việc gì”.

Tôi nghĩa rằng ”Người Nhật và người nước ngoài” ＝ ”Những người khác nhau về văn hóa”, khi giao tiếp trong công ty Nhật sẽ có nhiều ”điểm khác biệt”. Về vấn đề này, tôi không nghĩ rằng các bạn phải tuyệt đối tuân thủ toàn bộ những quy tắc của người Nhật.

Tuy nhiên, tôi mong rằng mọi người sẽ không bị sốc nếu biết trước được những văn hóa, quy tắc ứng xử này.

Nếu biết được quy tắc, văn hóa như thế thì khi đến Nhật mọi người xung quanh sẽ nghĩ rằng “Bạn biết rõ về nước Nhật nhỉ” và chắc chắn bạn có thể tạo được mối quan hệ tốt đẹp với bạn bè, tiền bối và cấp trên của mình.

Hãy tham khảo khi bạn đi sang Nhật làm việc nhé.