Trong bài viết ngày hôm nay, tôi xin được giới thiệu tới các bạn những quy tắc và những thất bại còn tồn đọng khi làm việc tại doanh nghiệp Nhật Bản.
Ai cũng có những sai lầm hay những thất bại, tuy nhiên điều quan trọng là từ những kinh nghiệm đó sẽ bước tiếp như thế nào? Trong bài viết ngày hôm nay tôi giới thiệu có cả những trường hợp mà những nhân viên mới tốt nghiệp ở Nhật cũng mắc phải, các bạn hãy đọc và tham khảo nhé.
Khi đối phương đang nói chuyện với ai thì không được gọi
Khi cấp trên của bạn đang nói chuyện, gặp gỡ hay cùng tìm hiểu một việc nào đó với một nhân viên khác mà bạn lại cất tiếng gọi thì trong tác phong doanh nghiệp, đó là một điều không tốt. Khi muốn nói chuyện với cấp trên, quy tắc cơ bản trong doanh nghiệp là bạn phải hỏi rằng 「すみません、今お時間よろしいでしょうか。」(tạm dịch là Xin lỗi, bây giờ bạn có dành cho tôi một chút thời gian được không ạ?)
Tuy nhiên, khi cần cần gấp phải nói chuyện với cấp trên, mà cấp trên lại đang nói chuyện với một người khác, bạn có thể tóm tắt vấn đề lại một cách ngắn gọn và truyền đạt lại chẳng hạn như 「お話中すみません、〇〇の件で本社からお電話です」(Tôi rất xin lỗi vì chen ngang vào cuộc nói chuyện nhưng có điện thoại từ công ty gọi tới về sự việc 〇〇).
Trong những trường hợp như vậy, tùy vào đối phương mà thái độ sẽ thay đổi. Nhưng nếu đó là điện thoại của một còn có chức vụ cao hơn cấp trên của bạn thì kể cả phải dừng cuộc nói chuyện lại bạn cũng nên trình bày với cấp trên.
Ví dụ như với giám đốc, nếu bạn nói rằng “Hiện anh 〇〇 đang có cuộc gặp đối tác nên hãy liên lạc lại sau nhé” thì hãy chú ý không ngừng bạn sẽ bị cấp trên nổi giận đó.
Gọi tên mà bỏ đi chữ 「さん」
Đây là điều tôi thường thấy trong các cuộc nói chuyện với người Việt Nam nhưng hãy lưu ý gọi tên phải có thêm chữ 「さん」chứ không được bỏ đi. Kể cả đối phương là cấp trên hay cấp dưới của bạn thì đối với người Nhật, gắn thêm chữ 「さん」vào sau tên là một điều vô cùng quan trọng.
Nếu chỉ gọi tên không là “nói trống không” và ở Nhật đó là một điều vô cùng thất lễ. Việc “nói trống không” diễn ra giữa thầy cô với học sinh, tiền bối với hậu bối hay giữa những người bạn bè và đồng nghiệp với nhau. Đây là việc đã diễn ra từ ngày xưa nhưng bây giờ nó được cho là một hình thức “bắt nạt” nên việc gọi tên có gắn thêm chữ 「さん」đã trở thành một điều hết sức cơ bản trong trường học hay công ty.
Điều khó hiểu trong quy tắc ứng xử của các doanh nghiệp Nhật Bản là có một văn hóa “Khi gặp đối tác hoặc khách hàng sẽ áp dụng cách gọi tên không đính kèm chữ 「さん」đối với nhân viên công ty mình (bao gồm cả giám đốc hay cấp trên)“.
Có vẻ hơi hỗn độn một chút nhưng nếu bạn cứ thêm chữ 「さん」vào sau tên thì sẽ chẳng có vấn đề gì cả.
Làm bừa bộn bàn làm việc
Tôi nghĩ có rất nhiều người ngày mới vào công ty thì bàn rất sạch sẽ và gọn gàng, tuy nhiên chỉ sau khoảng một tháng làm quen thì giấy tờ đã bừa bộn. Vấn đề ở đây là những loại giấy tờ đó là “thông tin quan trọng” đối với công ty.
Nếu bạn nghĩ vì đây là bàn làm việc của công ty nên người ngoài làm sao trông thấy được thì đó là một suy nghĩ sai lầm. Có những trường hợp người dọn dẹp đi vào trong phòng, và đã mang về những tài liệu là thông tin của công ty mà không ai biết cả.
Ở Nhật tuân thủ rất nghiêm ngặt các quy định này nên bắt đầu từ tài liệu, hãy chú ý bảo quản thật tốt các thiết bị hay vật phẩm của công ty (chẳng hạn như đánh mất chìa khóa vào phòng).
Hãy tạo cho mình thói quen sử dụng máy hủy tài liệu với những giấy tờ không cần thiết. Mặt khác, trong trường hợp làm mất đồ bên ngoài công ty (như là tài liệu) thì hãy trực tiếp báo cáo với cấp trên. Nếu bạn giấu giếm chuyện này, lòng tin của bạn với cấp trên có thể bị mất đi toàn bộ đấy.
Chào hỏi và nhường đường cho đối phương khi đi ngang qua
Tôi nghĩ trong công ty có nhiều nơi khác nhau mà nhân viên sẽ thường phải đi qua. Ví dụ như :
- Thang máy
- Nhà vệ sinh
- Cửa ra vào văn phòng
Trong những trường hợp như vậy, khi chạm mặt nhân viên khác trong công ty, hãy đứng lại và chào hỏi nhân viên đó. Nếu không chào hỏi nhau, có thể bạn sẽ cho người nhân viên kia thấy thái độ kênh kiệu và khiến họ có những ấn tượng không tốt về bạn.
Đó không chỉ là việc chào hỏi áp dụng mối quan hệ cấp trên cấp dưới mà đây là thói quen “chào hỏi khi chạm mặt” ở Nhật không phải sẽ làm mối quan hệ trở nên tốt đẹp hơn hay sao.
Trước tiên là khi đóng hoặc mở cửa, đối phương đi vào phòng hoặc cho tới khi đi về, giữ cửa cho họ cũng là một trong những quy tắc ứng xử trong công ty.
Không đi giữa đường
Không đi ở giữa đường, chẳng hạn ở những nơi như hành lang trong công ty. Khi đi ngang qua mọi người, hãy đi sát lại bên tường và ưu tiên cho những người khác cũng đang đi bộ. Vị trí giữa hành lang là đường đi của giám đốc hoặc hoặc những người có chức vị.
Cũng có những công ty có văn hóa nếu đi ngang qua giám đốc hoặc cấp trên, phải dừng lại và cúi chào họ. Về việc này, hãy xác nhận lại với cấp trên khi vào công ty nhé.
Vị trí trên xe taxi
Khi lên xe taxi, hãy lưu ý vị trí chỗ ngồi như sau:
- ① là nơi an toàn nhất sau lái xe, dành cho người ở chức vụ cao nhất.
- ③ là chỗ ngồi cho người chỉ đường và thanh toán tiền, dành cho người chức vụ thấp nhất.
Ở Nhật tay lái nằm bên phải nên khi lên xe chú ý đừng nhầm lẫn nhé.
Khi xuống xe taxi, hãy kiểm tra xem có đồ để quên ở trên hay dưới ghế xe không?
Khi lên xe taxi, việc nói chuyện cùng nhau cũng được xem là một quy tắc riêng biệt.
Tổng kết
Cách giao tiếp với người Nhật tôi sẽ giới thiệu trong một bài viết khác.
Cuối cùng, tôi xin giới thiệu một đoạn phim rất thú vị liên quan tới văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp Nhật Bản của một người mới tốt nghiệp ở Nhật. Đây là do một nữ nghệ sĩ hài tái hiện lại các trường hợp thường xuyên xảy ra trong công ty Nhật.
Youtube – Rei Maruyama “Nhân viên mới OL” 6 mục nên cẩn thận!