Đầu tiên, mở đầu bài viết này tôi muốn nhấn mạnh với các bạn một điều “Công việc sẽ chưa thể kết thúc nếu như chưa tiến hành Báo cáo”.
Ho – Ren – So có thể là khái niệm các bạn đã từng được nghe ở đâu đó rồi nhưng ở mở bài này tôi xin được tóm tắt chung cụm 3 hành động đó bằng một từ “báo cáo”.
Về khái niệm thì nói chung, “báo cáo” là việc truyền đạt tới cấp trên và những người liên quan sự hoàn tất hoặc quá trình công việc đã trải qua. Và việc báo cáo là việc của mỗi cá nhân tự sắp xếp và tiến hành chứ không phải chỉ báo cáo khi cấp trên hoặc tiền bối thúc giục. Báo cáo kết thúc cũng đồng nghĩa với công việc được giao đã hoàn tất. Và xin lưu ý, chỉ tiến hành báo cáo với người trực tiếp ra chỉ thị tiến hành công việc cho bạn thôi nhé.
Trình tự báo cáo sẽ được diễn ra như sau :
- Xác nhận thời gian phù hợp của đối phương để tiến hành báo cáo
- Thông báo kết quả cuối cùng của công việc
- Giải thích chi tiết quá trình làm việc và các lý do (nếu có)
- Có thể trình bày ý kiến hoặc cảm nhận riêng của bản thân mình liên quan đến tiến trình công việc
Nếu như rơi vào tình trạng đã quá thời gian nộp báo cáo, hãy cố gắng nhanh nhất có thể nộp báo cáo tạm thời và trình bày với cấp trên lý do cũng như xin phép thời hạn mới nộp báo cáo.
Ho – Ren – So là gì?
Gắn kết nhân sự trong công ty là điều rất được các doanh nghiệp Nhật Bản chú ý tới. Tại sao lại như vậy? Bởi họ tin rằng :”Một tập thể đoàn kết sẽ tạo ra hiệu quả công việc ở mức tối đa”. Do đó, để duy trì mối liên hệ ấy không thể bỏ qua Ho – Ren – So, một kỹ năng không thể thiếu trong công ty Nhật.
Ho – Ren – So là cách viết tắt của 3 từ 報告 － 連絡 － 相談 nghĩa là Báo cáo – Liên lạc – Trao đổi.
Để thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Ho – Ren – So bạn cần đặt ra cho mình 3 câu hỏi trước mỗi tình huống. Đó là :
- Khi nào?
- Với ai?
- Bằng cách nào?
Và câu trả lời là :
- Ho (Báo cáo) : Khi hoàn tất công việc , với người đã ra chỉ thị cho mình
- Ren (Liên lạc) : Khi có sự thay đổi so với kế hoạch, liên lạc nhanh chóng với người toàn bộ những người có liên quan
- So (Trao đổi) : Thảo luận về những điểm chưa sáng tỏ hoặc bộc bạch quan điểm cá nhân
Ho – Ren – So bằng cách nào?
Có rất nhiều phương án để có thể tiến hành Ho – Ren – So, quan trọng là chọn phương án thích hợp tùy vào từng thời điểm nhé.
Nói trực tiếp hoặc memo để lại trên bàn
Ở công ty, cách đơn giản nhất để trao đổi thông tin với nhau là nói trực tiếp. Trong trường hợp người bạn muốn trao đổi không có mặt ở đó, các bạn có thể viết giấy memo để lại trên bàn của họ và xác nhận một thời gian thích hợp hơn để cùng trò chuyện.
Gọi điện thoại
Trong trường hợp bạn hoặc đối phương đang ở ngoài công ty nhưng lại có việc gấp muốn trao đổi ngay lập tức thì nói chuyện trực tiếp qua điện thoại chẳng phải là phương án hợp lý nhất hay sao?
Email hoặc Fax
Gửi thông tin qua thư điện tử (Emai) hoặc máy Fax là phương thức phổ biến trong các doanh nghiệp. Trường hợp cần phải giải thích qua bảng số liệu, biểu đồ… mà bạn hoặc đối phương lại không có ở công ty, việc gọi điện thoại giải thích lại quá khó khăn thì hãy ngay lập tức gửi tài liệu cho đối phương qua mail hoặc máy fax nhé.
Thông báo truyền tay hoặc dán ở bảng tin
Có rất nhiều trường hợp các công ty muốn thông báo cho toàn bộ những người có liên quan các sự việc mang tính chất nội bộ chẳng hạn như sự cố cắt điện, mất nước trong ngày…, cuộc họp của phòng ~ vào ngày… Khi ấy, người chịu trách nhiệm chính sẽ thảo ra một bản thông báo và dán ở bảng tin của công ty để mọi người nắm được thông tin.
Ngoài ra, nếu thông tin ở phạm vi nhỏ hơn của một phòng, ban nào đó thì văn bản thông báo sau khi được thảo ra sẽ được in ra và mọi người truyền tay nhau đọc. Để nhận định chính xác thông tin đã được chuyển tới các nhân viên hay chưa, nhiều công ty quy định nhân viên sẽ phải đóng dấu (hoặc ký tên) xác nhận phía dưới bản thông báo.
Ho – Ren – So thế nào cho hiệu quả?
Rắc rối trong công việc là điều mà bất cứ nhân viên mới nào cũng gặp phải. Ngay từ ngày đầu vào công ty, hãy tạo cho mình thói quen khi có điều gì chưa rõ sẽ lập tức trao đổi hoặc hỏi ý kiến cấp trên và các tiền bối.
Để có thể tiến hành Ho – Ren – So hiệu quả, trước tiên bạn phải xác định :
- 「何がわからないのか」”Bạn chưa hiểu điều gì?”
- 「判断に迷う点はどこか」”Bạn đang gặp rắc rối ở chỗ nào?”
Và lưu ý chỉ trình bày với cấp trên sau khi đã suy nghĩ phương án giải quyết tình hình và muốn lắng nghe lời khuyên từ đối phương. Sau khi nhận được lời khuyên cũng như góp ý, đừng quên gửi lời cảm ơn tới và nhớ thông báo kết quả cuối cùng tới họ nhé.
Nhanh chóng báo cáo dù là việc chưa tốt
Thực tế cho thấy rất nhiều bạn trẻ mới vào công ty làm việc khá rụt rè và rất sợ hãi khi phải báo cáo với cấp trên những kết quả chưa tốt trong công việc.
Tuy nhiên, sai lầm hoặc thất bại là những điều khó tránh khỏi và sẽ không ai khiển trách một nhân viên mới vào công ty cả. Do đó, dù đó là điều chưa tốt những nếu xảy ra hãy mau chóng báo cáo với cấp trên hoặc tiền bối để xin lời khuyên cũng như phương án giải quyết nhé.
Nếu không báo cáo và tự mình xử lý mọi chuyện, kết quả cuối cùng có thể sẽ rất tồi tệ cũng như có thể gây tổn thất cho công ty đấy.
Ghi chép khi thảo luận
Khi thảo luận, trao đổi với những người khác, hãy tập cho mình thói quen ghi chép (memo) lại các bạn nhé.
Việc ghi chép không chỉ giúp các bạn tránh quên đi nội dung trao đổi mà còn là một phương án hữu hiệu để tránh lặp lại các câu hỏi 2 lần. Chẳng phải với một nội dung đã bàn bạc rồi mà bạn lại quên đi mất và hỏi lại thêm lần nữa vì sự đãng trí của mình thì thật xấu hổ hay sao?
Việc đối phương dành thời gian cho bạn để trao đổi tình hình công việc cũng như lắng nghe ý kiến của bạn là một điều thực sự đáng trân trọng và đừng quên cảm ơn họ vì điều ấy nhé. Khi đưa ra ý kiến của mình, hãy bày tỏ theo hướng chủ quan và muốn lắng nghe lời khuyên từ đối phương nhiều hơn như 「～だと思うのですが、どう思われますか？」(Theo tôi nghĩ thì ~, còn anh/ chị thấy sao về vấn đề này?”「そういう考え方もあると思いますが、私は…」(Tôi cũng có suy nghĩ như vậy đấy nhưng theo tôi thấy thì…).
Chia sẻ từ người trong cuộc
“Báo cáo không rõ ràng sẽ gây bất an cho cấp trên và đồng nghiệp”
Cô A – 30 tuổi – nhân viên hành chính tổng hợp chia sẻ:
“Nếu bạn gửi báo cáo hoặc báo cáo bằng miệng với cấp trên theo dạng 「一応～です」hoặc「たぶん～です」(Chắc là, có lẽ là ~…) thì đây chính là nguyên nhân khiến độ tin tưởng của “sếp” với bạn giảm dần đi. Việc báo cáo luôn phải rõ ràng và chính xác. Ngoài ra, với những việc đã báo cáo đó nếu bạn có thể đề xuất những phương án giải quyết hoặc khắc phục thì bạn hoàn toàn có thể được cấp trên ghi nhận là một người “chủ động trong công việc”. Hãy lưu ý những điểm này và nỗ lực hơn nhé”.
Chỉ cần bạn thử thay đổi một chút trong cách đặt vấn đề…”
Cô B – 30 tuổi – phụ trách kế toán tổng hợp chia sẻ:
“Thay vì hỏi rằng 「どうしたらいいですか」(Tôi nên làm thế nào bây giờ?) thì bạn nên đưa ra ý kiến riêng của bản thân mình để xin lời khuyên từ những người xung quanh 「A , B , C の選択肢があり私はA が最適だと考えますが、この考え方で良いですか？」(Có 3 phương án để lựa chọn là A , B, và C nhưng theo tôi A là phương án tối ưu và hữu hiệu nhất. Bạn thấy sao?). Và chỉ cần thay đổi cách vào đề như vậy bạn có thể dễ dàng nhận được lời khuyên hữu ích từ những người có kinh nghiệm. Ngoài ra bạn cũng có thể tự mình xây dựng một giả thuyết câu hỏi thì bạn hoàn toàn có thể nhờ sự trợ giúp, hay tư vấn của mọi người. Luôn nhớ rằng “Luôn chủ động trong công việc của chính mình nhé”.”
Ho – Ren – So là một điểm đặc trưng và quan trọng bậc nhất trong doanh nghiệp Nhật Bản. Hãy luôn ghi nhớ và áp dụng đúng cách để đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra một cách thuận lợi nhất nhé.