Để 8 tiếng một ngày công việc diễn ra trôi chảy và thuận lợi chắc hẳn việc chuẩn bị là vô cùng quan trọng. Đặc biệt là với những người Nhật nổi tiếng trên thế giới là cẩn thận và tỉ mỉ. Vậy trước khi bắt tay vào làm việc cần chuẩn bị những gì? Nên làm gì để tạo không khí thoải mái nhất cho chính mình và những người xung quanhh, tôi xin được chia sẻ cùng các bạn trong bài viết ngày hôm nay.
Trước tiên có 3 điều tóm tắt mà tôi sẽ chia sẻ và phân tích cùng các bạn:
① Tới công ty trước giờ làm việc 15 phút
② Hoàn thành tất cả việc chuẩn bị trước khi công việc bắt đầu
③ Nghiêm cấm việc đi muộn. Nếu là do các sự cố giao thông thì phải xin giấy xác nhận
Đến công ty sớm để làm gì?
Nếu buổi sáng không quá bận với những công việc gia đình khác, bạn nên tới công ty sớm hơn 15 phút so với giờ làm quy định. Từ sáng sớm thức dậy nếu bạn quyết tâm tới công ty sớm thì dù có gặp trục trặc hay sự cố giao thông gì đi chăng nữa thì bạn cũng có thể bình tĩnh giải quyết mà vẫn đảm bảo tới công ty đúng giờ.
Còn nếu trường hợp bạn tới công ty gần sat với giờ làm việc trong trạng thái khá gấp gáp, có thể những người xung quanh sẽ nghĩ bạn là “một người lơ là, thiếu chú ý”.
Việc tới sớm sẽ giúp bạn có thể dọn dẹp và chuẩn bị một chút đồ uống cho buổi làm việc cũng như lên lịch trình cho ngày hôm đó. Trước khi bắt đầu công việc, hãy cân nhắc xem việc nào ưu tiên làm trước và liệt kê ra những công việc cần hoàn thành trong ngày hôm đó nhé.
VỀ TRƯỜNG HỢP ĐI LÀM MUỘN
Người Nhật chủ yếu đi chuyển bằng tàu điện, do đó các trường hợp chậm tàu do sự cố giao thông, tuyết rơi hay bão là không thể tránh khỏi. Tình trạng đến muộn bao nhiêu phút thì phía nhà ga sẽ có trách nhiệm thông báo với bạn và ở ga xuống sẽ cấp cho bạn một từ giấy “Chứng nhận chậm tàu” và khi tới công ty sau khi xuất trình nó thì đừng quên gửi lời xin lỗi tới cấp trên và đồng nghiệp.
Tham khảo thêm tại bài viết : Thông báo về việc nghỉ phép – đi muộn – về sớm – vắng mặt trong công ty
Những việc nên làm trước khi bắt đầu làm việc
Là một thành viên của công ty, hãy cùng những nhân viên khác có ý thức trách nhiệm dọn dẹp văn phòng nơi làm việc. Sẽ chẳng có ai nghĩ xấu về một người luôn biết cách tạo ra môi trường làm việc thoải mái nhất. Nhưn đừng mải mê quá mà quên mất việc chào hỏi cấp trên hay tiền bối khi họ tới cơ quan nhé. Một lời chào dõng dạc, khỏe khoắn cũng có ích cho bạn trong việc kích thích tinh thần phấn chấn để làm việc.
Dọn dẹp không gian chung
Không gian để mọi người làm việc chung hoặc nơi tiếp khách là những nơi nên đặc biệt lưu ý buổi sáng sớm. Để tinh thần làm việc luôn ở trạng thái sảng khoái và phấn chấn, hãy luôn dọn dẹp sạch sẽ các mặt bàn và giữ gìn vệ sinh chung. Hoặc nếu trong phòng có một vài cây cảnh, tới sớm và tưới nước cho chúng cũng là một cách “ghi điểm với sếp” bày tỏ sự quan tâm tới làm việc phải không nào?
Vứt rác
Với những thùng rác đã đầy ứ hay những chiếc gạt tàn đã đầy, hãy dành ra khoảng 5 phút dọn dẹp chúng nhé. Nếu trên bàn hoặc bồn rửa tay còn những chiếc cốc bẩn chưa rửa hãy là người tiên phong, gương mẫu đi rửa nhé.
Đừng sợ thiệt hơn ở đây cả, vì mọi thứ đều rất công bằng. Hôm nay bạn làm thì ngày mai cũng sẽ có người khác thay bạn làm điều đó thôi.
Làm thông thoáng căn phòng
Nếu văn phòng của bạn có cửa sổ, việc trước tiên khi tới văn phòng là hãy mở cửa để giúp căn phòng trở nên thoáng khí hơn. Cân đối mở cửa ở khoảng cách thích hợp (không mở quá to, cũng không mở quá bé) sẽ giúp thay đổi đáng kể không khí trong phòng.
Vào những thời điểm trời lạnh hoặc trời nóng, do cảm nhận nhiệt độ của mỗi người là khác nhau nên trước khi đóng hoặc mở cửa hãy hỏi ý kiến của những người xung quanh nữa nhé.
Bổ sung những vật tư còn thiếu
Giấy photo, phong bì thư hay hóa đơn có thể là những vật tư dùng trong ngày còn thiếu cần được bổ sung. Nếu tới sớm, hãy kiểm tra các loại máy sử dụng chung trong văn phòng như máy photo, máy in hoặc máy FAX, cũng như bạn phải biết rõ cách sử dụng chúng và cách cho thêm giấy vào nhé.
Chia sẻ từ người trong cuộc
Cô A – 30 tuổi – Quản lý công ty bất động sản chia sẻ:
“Công ty tôi bắt đầu giờ làm việc lúc 9 giờ nhưng các nhân viên cấp dưới tôi luôn có mặt từ lúc 8 giờ. Họ tới sớm để sắp xếp lên lịch công việc trong ngày cũng như dọn dẹp văn phòng chung. Mỗi ngày nhìn thấy những nhân viên của mình không ngừng nỗ lực một cách đầy quyết tâm cũng như là cách họ đang truyền tới tôi động lực làm việc hãy tiến về phía trước nhé”.
Ví dụ không tốt (NG)
Nếu đã bắt đầu vào giờ làm việc mà vẫn làm các việc riêng tư khác như ăn sáng, đọc báo với nội dung ngoài công việc hay trang điểm là những việc rất lãng phí thời gian và có thể làm giảm hiệu suất công việc.
Với đức tính cẩn thận, người Nhật luôn để ý và đánh giá bạn từ những hành động nhỏ nhất. Việc duy trì và giữ gìn tác phong trong công ty là một cách để tạo ấn tượng với những người xung quanh và chứng tỏ bạn ngoài năng lực làm việc còn là một người rất chu đáo.
Mong rằng qua những bài viết về “công việc” trong jNavi sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức cơ bản nhằm tạo động lực công việc để đạt được hiệu suất cao nhất.
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết.