Ngày mới bước chân khỏi cánh cổng trường Đại học, bắt đầu với những cuộc phỏng vấn xin việc có thể coi là những trải nghiệm đầu đời đầy thú vị. Có bỡ ngỡ, vẫn có những nét ngây ngô hồn nhiên của những cô cậu mới bước chân khỏi ghế nhà trường, nhưng hơn cả là niềm khát khao được thể hiện mình.
Về kinh nghiệm đi phỏng vấn, các bạn có thể tìm đọc lại các bài viết khác của jNavi như :
- Kinh nghiệm phỏng vấn vào công ty Nhật Bản
- Bí quyết phỏng vấn vào doanh nghiệp Nhật Bản ① Giới thiệu bản thân
- Bí quyết phỏng vấn vào doanh nghiệp Nhật Bản ② Qúa trình làm việc – Lý do chuyển việc
- Bí quyết phỏng vấn vào doanh nghiệp Nhật Bản ③― Đánh giá ứng viên―
- Bí quyết phỏng vấn vào doanh nghiệp Nhật Bản ④―Điều kiện gia nhập công ty―
Ở một khía cạnh khác, sau khi vượt qua vòng phỏng vấn ở công ty, việc bắt nhịp với một môi trường mới cũng làm không ít “các cựu sinh viên” của chúng ta gặp khó khăn. Và hôm nay xin được chia sẻ cùng các bạn “những lưu ý cơ bản” để có thể tự tin bắt đầu một công việc mới.
Những lưu ý cần các “cựu sinh viên” ghi nhớ
Tuân thủ tuyệt đối thời gian
Chắc không cần phải nhắc lại quá nhiều thì các bạn cũng đã biết một điều rằng “Người Nhật cực kỳ coi trọng thời gian”. Do đó, điều đầu tiên cần đảm bảo đó là “Đi làm đúng giờ”. Hãy luôn có mặt trước giờ làm khoảng 5-10 phút để chuẩn bị cho mọi thứ nhé.
Tham khảo bài viết : Văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản : Tác phong trước giờ làm việc
Chẳng hạn ở các công ty bên Nhật, nhân viên luôn đi làm sớm hơn 15-20 phút. Với các vị trí trưởng nhóm, trưởng phòng thì thường đi sớm hơn tới 30 phút để luôn ở tâm thế sẵn sàng bắt tay vào công việc hoặc đề phòng trường hợp gặp các rắc rối trên đường như tuyết rơi dày cản trở giao thông, chậm tàu…
Người Nhật luôn giữ gìn quan điểm “Đi muộn là do mình không thể đổ lỗi cho ngoại cảnh”, có thể khi mới vào công ty bạn sẽ cảm thấy quy định này thật gò bó nhưng khi đã quen rồi, bạn sẽ nhận thấy bản thân mình trở nên “có ý thức hơn về thời gian” lúc nào không hay.
Tuy thời gian vào làm khá khắt khe thì trái lại, thời gian ra về dường như lại “nới lỏng” hơn. Người Nhật thường không để ý tới thời gian mà chỉ quan tâm tới việc hoàn thành công việc rồi mới đi về. Do đó với tư cách là một nhân viên mới, nếu đã hoàn thành hết công việc được giao bạn cũng nên nán lại một chút để học hỏi thêm về nghiệp vụ hoặc giúp đỡ những người xung quanh.
Tuy nhiên, trong trường hợp bất khả kháng tới trễ, bạn sẽ xử lý ra sao?
- Trễ giờ làm : gọi điện tới công ty thông báo ít nhất 10 phút trước khi bắt đầu giờ làm việc, nói rõ lý do đi muộn.
- Trễ giờ hẹn với khách hàng : Nhanh chóng liên lạc với phía đối tác và xin dời lịch hẹn sang thời gian khác. Đừng quên xin lỗi khách hàng vì sự bất tiện mình đã gây ra.
Ghi nhớ quy tắc “5S”
- Seiri : Luôn thực hiện sắp xếp và sàng lọc giấy tờ, tài liệu trên bàn làm việc, hủy các loại tài liệu không cần thiết bằng “máy hủy giấy”. Thêm vào đó, luôn sắp xếp lịch trình và kế hoạch công việc một cách cụ thể, chi tiết bằng cách ghi nhớ vào sổ tay. Hãy luôn tạo cho mình thói quen để sổ tay bên cạnh để có thể ghi chú và kiểm tra lại mọi lúc, mọi nơi.
- Seiton : Luôn sắp xếp góc làm việc gọn gàng, thoáng đãng, thuận tiện cho công việc
- Seiso : Luôn giữ gìn sạch sẽ và tự mình vệ sinh không gian làm việc
- Seiketsu : Luôn chấp hành và tuân thủ 3 quy tắc ở trên
- Shitsuke : Rèn luyện và trau dồi bản thân, tự giác thực hiện 4 điều trên
Phong cách ăn mặc
Luôn chú ý ăn mặc gọn gàng, lịch sự vì đó cũng là một cách thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương. Ngày nay các công ty Nhật cũng dần nới lỏng quy định về trang phục, không nhất thiết lúc nào cũng phải mặc vest mà thay vào đó có thể tự do lựa chọn trang phục cho phù hợp với tính chất công việc. Tuy nhiên, có một vài lưu ý chung như sau :
Về màu sắc : nên chọn trang phục có màu nhã nhặn, không lòe loẹt hay quá nổi bật. Bạn nên chọn những trang phục cơ bản và có thể phù hợp trong nhiều hoàn cảnh, sau đó học hỏi các “đàn anh đàn chị” đi trước để chọn cho mình phong cách công sở phù hợp. Thêm một lưu ý nữa cũng khá nhiều bạn thắc mắc là việc “có được mặc quần bò hay không?”. Tùy theo từng công ty sẽ có quy định cụ thể là có được phép mặc quần bò đi làm hay không, nhưng nếu có cho phép cũng hãy mặc những chiếc quần bò dáng cơ bản một màu, không rách rưới…
Về giày dép : nam giới chủ yếu sẽ chọn giày tây kết hợp cùng màu sắc trang phục cho phù hợp. Còn nữ giới đa phần sẽ chọn những đôi giày công sở không quá cao để dễ dàng trong quá trình di chuyển và làm việc.
Tham khảo thêm về trang phục công sở tại các bài viết khác có tựa đề :
① Diện mạo của nam giới trong công ty Nhật
② Việc chăm sóc vẻ bề ngoài của một nữ nhân viên “công ty Nhật”
Thái độ nơi công sở
Gần đây, trong giới trẻ rộ lên câu nói “thái độ quan trọng hơn trình độ”, ý chỉ dù bạn có giỏi giang tới mức nào mà thái độ không tốt thì cũng sẽ không được coi trọng. Ở một văn hóa nổi tiếng là khắt khe và kỷ luật như người Nhật, điều này càng được coi trọng hơn bao giờ hết.
Tư thế ngồi làm việc
Luôn giữ đúng tư thế ngồi làm việc chuẩn theo bàn và ghê đã được sắp xếp, vừa giúp ổn định cột sống tốt cho sức khỏe của bản thân, vừa giúp nhận được thiện cảm từ những người xung quanh. Nên nhớ đây là môi trường công sở, bạn không thể vừa làm việc, vừa “nằm bò ra bàn” được đúng không?
Tránh làm phiền những người xung quanh
Việc nói to gây ảnh hưởng tới những người xung quanh trong quá trình làm việc là một điều “tối kỵ” trong công ty Nhật. Nếu trong quá trình bàn bạc, trao đổi công việc hoặc nói chuyện điện thoại với khách hàng bạn có vô tình nói to ảnh hưởng tới đồng nghiệp thì đừng quên nói lời “Xin lỗi” tới họ nhé.
Tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp
Ở Nhật, văn hóa 「先輩 ― 後輩」(Tạm dịch là Cấp trên – cấp dưới) rất được coi trọng. Do đó, mặc dù có bất đồng về quan điểm với nhau thì bạn cũng nên lắng nghe ý kiến của cấp trên và những người đi trước vì đó đều là những người giàu kinh nghiệm và làm việc lâu hơn trong công ty. Bởi đúc kết lại bạn sẽ thấy rằng “chỉ khi duy trì được mối quan hệ tốt với những người trong cùng công ty, công việc của bạn sẽ trở nên thuận lợi và vui vẻ hơn rất nhiều”.
Báo cáo cuối ngày
Đây là một văn hóa bắt buộc bạn phải làm quen trong công ty Nhật. Để cấp trên có thể nắm được tình hình công việc và có sự chỉ đạo kịp thời, bạn bắt buộc phải gửi báo cáo vào cuối ngày những việc đã làm được và dự định làm gì cho ngày tiếp theo.
Phân biệt việc công và việc tư
Là việc các bạn rạch ròi được đâu là việc công ty và đâu là việc cá nhân. Chẳng hạn như không dùng máy tính của công ty vào những việc cá nhân, không sử dụng điện thoại và máy photo của công ty cho việc riêng, không mang đồ dùng hay các trang thiết bị của công ty về nhà…
Giữ bí mật công việc
Giữ bí mật về nội dung công việc và thông tin cá nhân của các bên liên quan là điều bắt buộc đối với nhân viên. Ngoài việc tránh tiết lộ thông tin cho các bộ phận khác hoặc người ngoài công ty thì cũng nên cẩn thận tránh làm thất lạc các tài liệu hay hợp đồng của công ty, vì không những làm lộ ra thông tin mật trong công việc mà còn đánh mất lòng tin của đối tác với công ty bạn.
Tổng kết
Từ những cố gắng nhỏ nhất, tuy mới chỉ là một “nhân viên mới tốt nghiệp” nhưng bạn sẽ có thể gây được thiện cảm với cấp trên và đồng nghiệp. Tuy mỗi công ty lại có một nét văn hóa riêng khác nhau nhưng hãy cứ học và ứng xử theo những điều cơ bản nhất nhé. Chúc các bạn “sinh viên mới ra trường” sớm tìm được công việc tốt và phù hợp với bản thân.