Ở bất kỳ nơi đâu trên thế giới, điện thoại di động đều đang trở thành một vật bất ly thân, là công cụ đắc lực hỗ trợ công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, ở một đất nước đề cao “quyền riêng tư” cao như Nhật Bản thì việc sử dụng điện thoại di động lại càng có những quy tắc riêng để đảm bảo quyền riêng tư của mỗi người.
Đặc biệt trong môi trường công ty, việc sử dụng điện thoại di động lại càng có những quy tắc riêng đòi hỏi nhân viên cần nắm bắt và tuân thủ theo. Trong bài viết này, hãy cùng jNavi tìm hiểu xem vậy “việc sử dụng điện thoại di động ở Nhật” cần lưu ý những điều gì nhé.
Trên các phương tiện giao thông công cộng
Do chiếm một số lượng người rất lớn sử dụng, do đó hầu hết các phương tiện công cộng ở Nhật như tàu điện, xe buýt, tàu điện ngầm… luôn ở trong tình trạng chật kín người. Bởi vậy, việc phát ra âm thanh lớn hay nói chuyện điện thoại quá to là điều người Nhật luôn rất cẩn trọng.
Đa phần khi ở trên tàu, người Nhật sẽ nghe nhạc, đọc sách hoặc ngủ một cách yên lặng để không phát ra tiếng động làm phiền những người xung quanh. Tuy nhiên, trong thời điểm bất ngờ có cuộc gọi đến sẽ xử trí ra sao?
- Cách 1 : Bấm lựa chọn chức năng truyền tin nhắn thoại và xin đối phương để lại lời nhắn. Với cách này đối phương có thể hiểu bạn đang ở trong điều kiện không thể nghe máy và có thể sẽ để lại lời nhắn tới bạn hoặc gọi lại sau.
- Cách 2 : Nghe máy và che miệng nói nhỏ「今電車」「今電車に乗っています」(Tạm dịch là “Hiện tôi đang ở trên tàu”)
- Cách 3 : Lập tức chuyển điện thoại sang chế độ im lặng và gọi lại ngay khi xuống tàu.
Trong công ty
Môi trường công ty với những mối quan hệ với khách hàng, với cấp trên và với những người đồng nghiệp xung quanh, thì “việc công việc tư” xoay quanh chiếc điện thoại di động bạn càng có nhiều điểm phải lưu ý.
Đầu tiên, bạn cần ghi nhớ những điều dưới đây:
- Tuyệt đối không sử dụng điện thoại di động trong giờ làm việc
- Luôn sử dụng điện thoại bàn của công ty để liên hệ với đối tác, khách hàng
- Chuyển điện thoại sang chế độ yên lặng trong các cuộc họp hoặc gặp gỡ đối tác
- Không sử dụng điện thoại công ty cho mục đích cá nhân
Không sử dụng điện thoại di động trong giờ làm việc
Một khi bước chân vào làm việc tại doanh nghiệp Nhật Bản, bạn sẽ được trực tiếp chứng kiến việc người Nhật “toàn tâm toàn ý” với công việc như thế nào. Do đó, sẽ không có chuyện vừa làm việc, vừa sử dụng điện thoại di động cho những việc riêng tư cá nhân gây phân tâm và ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Điện thoại sẽ được nhân viên tắt chuông và cho vào tủ đồ cá nhân của mình, mỗi khi có việc muốn sử dụng đều phải xin ý kiến của cấp trên.
Ngoài ra, còn một lý do nữa cũng được các công ty coi trọng và đặt lên hàng đầu, đó là việc “bảo vệ an toàn thông tin”. Các công ty Nhật Bản thường có lối suy nghĩ “Nhất định phải loại bỏ việc rò rỉ thông tin công ty ra bên ngoài” do “họ không tin tưởng toàn bộ các nhân viên trong công ty, e rằng một ngày nào đó nhân viên có ý đồ xấu và sẽ phát tán các thông tin nội bộ của công ty ra bên ngoài”. Sự cố nghiêm trọng này chẳng hạn như kể tới việc nhân viên công ty gửi tài liệu mật của công ty cho bạn bè bên ngoài qua các ứng dụng Facebook Messenger hoặc Skype trên máy tính.
Vậy nên trừ trường hợp khẩn cấp, dù với bất cứ lý do nào hãy hạn chế tối đa việc sử dụng điện thoại di động nhé.
Sử dụng điện thoại của công ty để liên lạc với đối tác
Đây là một trong các nguyên tắc của các công ty Nhật. Do là công việc chung liên quan tới công ty nên việc sử dụng điện thoại của công ty vừa đảm bảo tính bảo mật công việc cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.
Ngoài ra, đây cũng là cách bạn thể hiện sự tôn trọng với đối phương khi sử dụng danh nghĩa là công ty để làm việc với họ. Và ngay cả khi họ có liên lạc với bạn qua điện thoại di động cũng hãy sử dụng điện thoại của công ty để gọi lại nhé.
Tắt điện thoại khi họp hoặc gặp gỡ đối tác
Làm phiền những người xung quanh, đặc biệt là khi đang họp công ty hoặc họp với đối tác là những điều cấm kỵ tuyệt đối nên tránh. Việc “toàn tâm toàn ý” tập trung và thúc đẩy công việc là ưu tiên hàng đầu trong mọi trường hợp.
Ngay cả khi bạn để điện thoại ở chế độ rung cũng có thể làm phiền tới những người xung quanh, do đó tốt hơn hết là nên tắt chuông điện thoại và bật lại khi cuộc họp đã kết thúc.
Không sử dụng điện thoại công ty cho mục đích cá nhân
Điện thoại công ty là phương tiện liên lạc giữa các công ty với nhau, không phục vụ cho mục đích liên lạc giữa các cá nhân ngoài mục đích công việc. Do đó, tất cả nhân viên không được phép sử dụng điện thoại của công ty để liên lạc nhằm giải quyết cá việc cá nhân của mình.
Những lưu ý khi sử dụng điện thoại cho mục đích công việc
Bảo quản điện thoại cẩn thận
Do sự nhỏ gọn và tiện lơi của điện thoại di động nên cũng thường đi kèm với việc rất dễ để quên hay đánh rơi mất. Những rủi ro đáng tiếc là điều khó tránh khỏi nên hãy chắc chắn việc giữ gìn và bảo quản điện thoại cẩn thận nhé. Cũng đừng quên việc cài các mật khẩu bảo mật vào điện thoại tránh trường hợp rò rỉ các thông tin liên quan đến công việc hay đời tư khi trót làm mất hoặc để quên máy.
Sau giờ làm, rất nhiều nhân viên công sở cùng tụ tập đi ăn uống và hát karaoke. Khi đã quá chén và trở về nhà thì có nhiều người giật mình khi nhận ra đã quên điện thoại ở quán nhậu hay trên tàu. Ngày nay, việc sao chép dữ liệu từ điện thoại hay máy tính bảng là các thao tác rất dễ dàng nên đừng quá ngạc nhiên bởi những sai lầm có thể tránh được như vậy nhưng lại rất thường xuyên xảy ra.
Cung cấp thông tin về số di động của người khác
Chắc chắn sẽ có không ít trường hợp bạn bị yêu cầu cung cấp số điện thoại di động của cấp trên, đối tác hoặc những người đồng nghiệp khác. Nhưng nên nhớ một điều rằng “tuyệt đối không tự tiện cung cấp số điện thoại di động của người khác khi chưa được sự đồng ý của đối phương”. Hãy từ chối một cách thật khéo léo hoặc xin ý kiến trước khi cung cấp thông tin cá nhân của người trong công ty ra ngoài.
Thời điểm gọi điện
Tất cả các vấn đề liên quan tới công việc hãy cố gắng giải quyết trong giờ hành chính. Tránh các khoảng thời gian nhạy cảm như sáng sớm, tối muộn hoặc vào các ngày nghỉ. Nếu có việc đột suất phải làm phiền tới đối phương đừng quên nói lời xin lỗi, chẳng hạn như 「早朝に・夜分遅くに申し訳ありません」
Xác nhận điều kiện của đối phương trước khi nói chuyện điện thoại
Khi đối phương bắt máy, đừng ngay lập tức trao đổi về công việc mà trước hết hãy xác nhận xem “Vào thời điểm ấy đối phương có thể nói chuyện điện thoại được hay không?” bằng câu 「今お電話よろしでしょうか。」(Tạm dịch là “Bây giờ anh/chị có thể nói chuyện điện thoại được không ạ?”), nếu đối phương đồng ý thì mới bắt đầu nói chuyện công việc. Còn nếu đúng lúc đối phương đang bận thì hãy nói “Xin lỗi vì đã làm phiền” và hẹn gọi lại sau 「お忙しいところ申し訳ございません。」
Không sử dụng điện thoại di động để chụp ảnh trong công ty
Điều này được quy định dựa trên 2 lý do : ① Do điện thoại của Nhật đều có tiếng khi chụp ảnh, nên việc chụp ảnh sẽ gây tiếng ồn ảnh hưởng tới những người xung quanh ； ② Đề phòng trường hợp việc chụp ảnh vô tình thu cả hình ảnh những giấy tờ hoặc tài liệu nội bộ làm rò rỉ những thông tin mật.
Tổng kết
Có thể bạn sẽ nghĩ chỉ là dùng điện thoại thôi sao lại có nhiều điều cần lưu ý tới vậy, nhưng đối ứng với câu tục ngữ của Việt Nam là “Nhập gia tùy tục” thì việc làm quen với văn hóa và môi trường mới là một điều hiển nhiên phải làm nếu bạn muốn nhanh chóng được hòa nhập và có thể bắt nhịp với cuộc sống mới.
Phong cách sử dụng điện thoại trong doanh nghiệp cũng là một khía cạnh để đánh giá bạn là ai? Và có biết quan tâm tới người khác hay không? Hãy luôn để ý từ những chi tiết nhỏ nhé, vì đó là một trong những yếu tố giúp bạn ghi điểm trong mắt người khác đấy.