Cách người nước ngoài đặt lịch khám bệnh tại Nhật Bản｜Giải thích về đặt lịch qua điện thoại, đặt lịch trực tuyến, giấy tờ cần mang theo và những điểm cần lưu ý

Người nước ngoài có thể đặt lịch khám bệnh tại Nhật Bản chủ yếu bằng 3 cách: đặt lịch qua điện thoại, đặt lịch trực tuyến và đặt lịch trực tiếp tại quầy tiếp nhận của cơ sở y tế. Tại Nhật Bản, người bệnh thường chọn khoa khám phù hợp với triệu chứng, chẳng hạn như nội khoa, da liễu, tai mũi họng, chỉnh hình, nha khoa, vì vậy việc chọn đúng cơ sở y tế là rất quan trọng. Một số bệnh viện và phòng khám cho phép đến khám không cần đặt lịch trước, nhưng người khám lần đầu thường phải chờ lâu, đặc biệt nếu cần hỗ trợ ngoại ngữ hoặc phiên dịch thì nên xác nhận trước. Bài viết này giải thích cách người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản có thể đặt lịch khám, nội dung cần nói khi gọi điện, cách sử dụng đặt lịch trực tuyến, những giấy tờ cần mang theo trong ngày khám và các điểm cần lưu ý khi gặp tình huống khẩn cấp.

Những điều cơ bản người nước ngoài cần biết trước khi đặt lịch khám bệnh tại Nhật Bản

Phần này tổng hợp những nội dung người nước ngoài cần xác nhận đầu tiên khi tìm bệnh viện hoặc phòng khám tại Nhật Bản. Khi hiểu được khoa khám phù hợp với triệu chứng, khả năng hỗ trợ ngoại ngữ, cũng như sự khác nhau giữa khám theo bảo hiểm và khám tự chi trả, người bệnh có thể giảm bớt lo lắng khi đặt lịch.

Tại Nhật Bản, người bệnh cần chọn khoa khám theo triệu chứng

Tại các cơ sở y tế ở Nhật Bản, người bệnh thường chọn khoa khám dựa trên nội dung sức khỏe đang gặp phải. Các triệu chứng toàn thân như sốt, đau bụng, đau đầu, ho thường được khám tại khoa nội, trong khi phát ban hoặc ngứa da thường thuộc khoa da liễu, sổ mũi hoặc đau họng thuộc khoa tai mũi họng, còn chấn thương hoặc đau khớp thuộc khoa chỉnh hình. Nếu không biết nên chọn khoa nào, người bệnh có thể hỏi phòng khám nội khoa gần nhà, quầy tư vấn y tế của địa phương hoặc đường dây tư vấn cấp cứu để dễ xác định nơi cần đến. Nếu triệu chứng nặng, người bệnh không nên chờ lịch khám thông thường mà cần cân nhắc đến khoa cấp cứu hoặc gọi 119.

Có thể tìm bệnh viện hỗ trợ ngoại ngữ qua trang tìm kiếm chính thức

Nếu không tự tin khi giao tiếp bằng tiếng Nhật, người nước ngoài nên xác nhận trước xem bệnh viện hoặc phòng khám có hỗ trợ ngoại ngữ hay không. “Mạng thông tin y tế” do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi cùng các chính quyền tỉnh vận hành cho phép tìm kiếm cơ sở y tế theo khu vực, khoa khám, ngày khám và ngôn ngữ hỗ trợ. Đối với khách du lịch hoặc người lưu trú ngắn hạn, dịch vụ tìm kiếm cơ sở y tế của Cơ quan Xúc tiến Du lịch Nhật Bản và quầy tư vấn dành cho người nước ngoài của chính quyền địa phương cũng có thể hữu ích. Ngay cả khi kết quả tìm kiếm hiển thị có hỗ trợ tiếng Anh, thời gian hỗ trợ có thể chỉ giới hạn ở một số ngày hoặc khung giờ nhất định, vì vậy khi đặt lịch nên xác nhận bằng các câu như “English available?” hoặc “Có phiên dịch không?”.

Chi phí y tế thay đổi tùy theo khám theo bảo hiểm hay khám tự chi trả

Người nước ngoài tham gia bảo hiểm y tế công của Nhật Bản, nếu điều trị thuộc phạm vi bảo hiểm, về nguyên tắc chỉ phải thanh toán phần chi phí tự chi trả tại quầy. Giấy tờ cần xuất trình khác nhau tùy theo chế độ đang tham gia, chẳng hạn như bảo hiểm y tế của công ty, bảo hiểm y tế quốc dân hoặc chế độ y tế dành cho người cao tuổi. Người lưu trú ngắn hạn hoặc khách du lịch không tham gia bảo hiểm y tế công của Nhật Bản thường phải tự chi trả toàn bộ chi phí, và chi phí khám, xét nghiệm, thuốc có thể trở nên cao. Nếu sử dụng bảo hiểm du lịch nước ngoài hoặc bảo hiểm y tế tư nhân, người bệnh nên liên hệ với công ty bảo hiểm trước khi đặt lịch để xác nhận bệnh viện liên kết, giấy tờ cần thiết và phương thức thanh toán.

Người khám lần đầu nên xác nhận trước có cần đặt lịch hay không

Bệnh viện và phòng khám tại Nhật Bản thường vận hành theo 3 hình thức: chỉ nhận khám khi có đặt lịch, ưu tiên người đã đặt lịch và tiếp nhận theo thứ tự đến trước. Tại cơ sở y tế chỉ nhận khám theo lịch hẹn, người bệnh có thể không được khám nếu đến trực tiếp mà chưa đặt lịch. Tại cơ sở y tế ưu tiên người đã đặt lịch, người chưa đặt lịch có thể vẫn được tiếp nhận, nhưng người có lịch hẹn thường được khám trước nên thời gian chờ có thể kéo dài. Ngay cả cơ sở tiếp nhận theo thứ tự đến trước cũng có thể yêu cầu đặt lịch trước đối với phòng khám sốt, tiêm chủng, khám sức khỏe hoặc phòng khám chuyên khoa, vì vậy nên kiểm tra trang web chính thức hoặc gọi điện trước khi đến.

Cách đặt lịch khám bệnh qua điện thoại, trực tuyến và tại quầy tiếp nhận

Phần này giải thích các bước cụ thể khi người nước ngoài đặt lịch khám bệnh tại Nhật Bản. Khi hiểu sự khác nhau giữa đặt lịch qua điện thoại, đặt lịch trực tuyến và đặt lịch tại quầy, người bệnh có thể chọn phương pháp phù hợp với trình độ tiếng Nhật và tình trạng triệu chứng của mình.

Khi đặt lịch qua điện thoại, hãy nói ngắn gọn tên, triệu chứng và thời gian mong muốn

Khi đặt lịch qua điện thoại, trước tiên người bệnh nên nói rằng mình muốn đặt lịch khám, sau đó lần lượt cung cấp họ tên, cho biết đây là lần khám đầu hay tái khám, mô tả triệu chứng và nêu ngày giờ mong muốn. Nếu không tự tin nói tiếng Nhật, người bệnh có thể nhờ nhân viên nói chậm hơn, và nếu cần thì nhờ gia đình, bạn bè hoặc người phụ trách tại nơi làm việc hỗ trợ trong lúc gọi điện. Bệnh viện có thể hỏi ngày sinh, số điện thoại, có bảo hiểm y tế hay không, có sốt hay không và thời gian có thể đến khám. Cuối cuộc gọi, người bệnh nên nhắc lại ngày đặt lịch, thời gian tiếp nhận, đồ cần mang theo và địa chỉ bệnh viện để tránh nghe nhầm.

Các câu tiếng Nhật hữu ích khi gọi điện đặt lịch gồm “Hajimete jushin shimasu”, nghĩa là “Đây là lần đầu tôi đến khám”, “Eigo de taio dekimasu ka”, nghĩa là “Có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh không?”, “〇-gatsu 〇-nichi no gozen ni yoyaku dekimasu ka”, nghĩa là “Tôi có thể đặt lịch vào buổi sáng ngày 〇 tháng 〇 không?”, “Kenko hoken ni kanyu shiteimasu”, nghĩa là “Tôi có tham gia bảo hiểm y tế”, “Hatsunetsu ga arimasu”, nghĩa là “Tôi bị sốt”, và “Tsuyakusha to issho ni itte mo yoi desu ka”, nghĩa là “Tôi có thể đi cùng phiên dịch viên không?”. Khi mô tả triệu chứng, người bệnh không cần dùng thuật ngữ y khoa khó. Chỉ cần nói triệu chứng bắt đầu từ khi nào, đau hoặc khó chịu ở đâu, có sốt hay không, có đang uống thuốc hay không cũng giúp bệnh viện dễ xác định khung đặt lịch và cách tiếp nhận phù hợp. Nếu có cơn đau dữ dội đột ngột, khó thở hoặc ý thức không rõ ràng, người bệnh nên ưu tiên xử lý cấp cứu thay vì đặt lịch khám thông thường qua điện thoại.

Khi đặt lịch trực tuyến, cần kiểm tra kỹ nội dung đã nhập và thời gian tiếp nhận

Đặt lịch trực tuyến là phương pháp dễ sử dụng đối với người nước ngoài không tự tin khi nói tiếng Nhật. Người bệnh có thể đặt lịch qua trang web chính thức của bệnh viện hoặc trang đặt lịch chuyên dụng bằng cách nhập khoa khám, bác sĩ phụ trách, ngày giờ mong muốn, họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ email và triệu chứng. Một số bệnh viện gửi email xác nhận hoặc mã đặt lịch sau khi hoàn tất đặt lịch trực tuyến, vì vậy người bệnh nên lưu lại đến ngày đi khám. Nếu biểu mẫu chỉ có tiếng Nhật, có thể sử dụng chức năng dịch để hỗ trợ nhập thông tin, nhưng cần chú ý vì nhập sai họ tên, ngày tháng hoặc số điện thoại có thể khiến quầy tiếp nhận mất thêm thời gian xác nhận.

Thời gian hiển thị trong hệ thống đặt lịch trực tuyến đôi khi là thời gian tiếp nhận hoặc thời gian nên đến bệnh viện, chứ không phải thời điểm bắt đầu khám chính xác. Ví dụ, dù đặt lịch lúc 10 giờ, việc khám thực tế có thể bị chậm do tình trạng của những người bệnh trước đó hoặc do cần xét nghiệm. Nếu người bệnh có sốt, nghi ngờ bệnh truyền nhiễm, cần khám khi đang mang thai, đặt lịch cho trẻ em hoặc đặt lịch phòng khám chuyên khoa cần giấy giới thiệu, bệnh viện có thể gọi điện xác nhận sau khi đặt lịch trực tuyến. Người bệnh không nên chỉ nhìn vào màn hình hoàn tất đặt lịch rồi yên tâm, mà cần kiểm tra cả lưu ý, cách hủy lịch, cách xử lý khi đến muộn và phương thức thanh toán.

Đặt lịch tại quầy thường được dùng cho tái khám và đặt lịch xét nghiệm

Đặt lịch trực tiếp tại quầy tiếp nhận của bệnh viện thường được sử dụng cho tái khám, xét nghiệm, tiêm chủng, khám sức khỏe hoặc trường hợp có giấy giới thiệu. Sau khi khám, nếu bác sĩ hướng dẫn người bệnh đến khám lần sau, lịch tiếp theo thường được sắp xếp tại quầy trước hoặc sau khi thanh toán. Khi đặt lịch tại quầy, ngày giờ lần khám tiếp theo thường được in trên phiếu hẹn hoặc thẻ khám bệnh, vì vậy người bệnh cần giữ kỹ các giấy tờ đã nhận. Nếu khó nghe rõ phần giải thích bằng tiếng Nhật, người bệnh có thể chỉ vào phiếu hẹn và hỏi “Tôi đến vào ngày này là được phải không?”, cách này giúp tránh nhầm lẫn về ngày và giờ.

So sánh đặc điểm của từng phương pháp đặt lịch

Đặt lịch qua điện thoại, đặt lịch trực tuyến và đặt lịch tại quầy đều có những ưu điểm khác nhau. Đặt lịch qua điện thoại cho phép người bệnh trao đổi trực tiếp về triệu chứng và mong muốn, nhưng cần chuẩn bị trước nếu không tự tin nói tiếng Nhật. Đặt lịch trực tuyến thuận tiện vì có thể thực hiện bất cứ lúc nào, nhưng nếu nhập sai thông tin thì quầy tiếp nhận có thể cần xác nhận thêm. Đặt lịch tại quầy có độ chắc chắn cao vì người bệnh có thể xác nhận trực tiếp với nhân viên bệnh viện, nhưng phương pháp này yêu cầu đã đến bệnh viện trước nên không phải lúc nào cũng phù hợp với người khám lần đầu hoặc triệu chứng xuất hiện đột ngột.

Giấy tờ cần mang theo trong ngày khám và những điểm cần lưu ý

Phần này giải thích những giấy tờ người nước ngoài cần mang theo khi đến bệnh viện tại Nhật Bản và các điểm cần lưu ý trong ngày khám. Khi chuẩn bị trước toàn bộ quy trình từ tiếp nhận, khám bệnh, thanh toán đến nhận thuốc, việc đi khám sẽ diễn ra thuận lợi hơn.

Trong ngày khám, hãy mang theo giấy tờ tùy thân và giấy tờ xác nhận tư cách bảo hiểm

Khi đi khám tại cơ sở y tế ở Nhật Bản, người bệnh nên mang theo thẻ cư trú, hộ chiếu, thẻ bảo hiểm My Number, giấy xác nhận tư cách bảo hiểm, thẻ khám bệnh, giấy giới thiệu và sổ tay thuốc nếu có. Người tham gia bảo hiểm y tế công cần xuất trình giấy tờ có thể xác nhận tư cách bảo hiểm tại quầy tiếp nhận. Thẻ bảo hiểm y tế truyền thống đã dừng phát hành mới, và hiện nay quy trình cơ bản là xuất trình thẻ bảo hiểm My Number hoặc giấy xác nhận tư cách bảo hiểm. Một số bệnh viện sử dụng máy tiếp nhận hoặc đầu đọc thẻ có nhận diện khuôn mặt, vì vậy nếu không biết cách thao tác, người bệnh có thể nói với nhân viên quầy tiếp nhận rằng “Xin hãy hướng dẫn tôi cách sử dụng”.

Hãy chuẩn bị thông tin về thuốc, dị ứng và bệnh sử trước đây

Trong buổi khám, bác sĩ có thể hỏi về thuốc đang dùng, bệnh đã từng mắc, tiền sử phẫu thuật, dị ứng và khả năng mang thai. Nếu không biết tên thuốc bằng tiếng Nhật, người bệnh nên mang theo hộp thuốc, tờ hướng dẫn, hình ảnh hoặc màn hình hiển thị tên thành phần để bác sĩ và dược sĩ dễ kiểm tra. Người có dị ứng nên giải thích ngắn gọn nguyên nhân và triệu chứng, chẳng hạn như dị ứng thực phẩm, thuốc, kim loại hoặc cao su latex. Nếu khó giải thích bằng tiếng Nhật, việc chuẩn bị ghi chú bằng cả tiếng mẹ đẻ và tiếng Nhật rồi đưa cho quầy tiếp nhận hoặc bác sĩ trong phòng khám xem là một cách hiệu quả.

Hãy đến sớm hơn giờ hẹn và hoàn tất thủ tục tiếp nhận

Đối với người khám lần đầu, việc điền phiếu hỏi bệnh, xác nhận danh tính, kiểm tra tư cách bảo hiểm và tạo thẻ khám bệnh có thể mất thời gian, vì vậy nên đến sớm hơn giờ hẹn từ 10 đến 20 phút. Tại bệnh viện lớn, người bệnh có thể phải di chuyển từ quầy tiếp nhận chính đến quầy của khoa khám, và các bước như lấy máu, chụp chiếu, thanh toán, nhận thuốc cũng có thể mất thêm thời gian. Nếu có khả năng đến muộn, người bệnh nên gọi cho bệnh viện ngay khi biết và xác nhận xem vẫn có thể được khám hay cần đặt lại lịch. Nếu nhiều lần không đến mà không báo trước, việc đặt lịch sau này có thể trở nên khó khăn hơn, vì vậy nếu không thể đến, người bệnh cần liên hệ với bệnh viện trước.

Khi khẩn cấp, hãy gọi 119 hoặc dùng dịch vụ tư vấn cấp cứu thay vì chờ lịch khám thông thường

Nếu có đau ngực dữ dội, khó thở, mất ý thức, đau đầu dữ dội, co giật, chảy máu nhiều, bỏng nặng hoặc liệt đột ngột, người bệnh nên gọi 119 thay vì đặt lịch khám thông thường. Tại Nhật Bản, 119 là số khẩn cấp kết nối với xe cứu thương và cứu hỏa, và tại một số khu vực có thể sử dụng phiên dịch ba bên thông qua trung tâm phiên dịch điện thoại khi cần hỗ trợ ngoại ngữ. Nếu không chắc có nên gọi xe cứu thương hay không, tùy theo khu vực, người bệnh có thể sử dụng dịch vụ tư vấn cấp cứu “#7119”, còn triệu chứng của trẻ em có thể được tư vấn qua “#8000”. Chờ lịch khám thông thường trong khi có triệu chứng khẩn cấp có thể gây nguy hiểm, vì vậy khi khó phán đoán, người bệnh nên sử dụng quầy tư vấn của chính quyền địa phương hoặc cơ quan cứu hỏa.

Hãy chuẩn bị các câu tiếng Nhật thường dùng khi đặt lịch khám bệnh

Khi người nước ngoài đặt lịch khám bệnh tại Nhật Bản, chỉ cần chuẩn bị một số câu tiếng Nhật ngắn cũng giúp thủ tục diễn ra suôn sẻ hơn. Các câu thường dùng tại quầy tiếp nhận hoặc khi gọi điện gồm “Yoyaku o shitai desu”, nghĩa là “Tôi muốn đặt lịch”, “Hajimete desu”, nghĩa là “Đây là lần đầu”, “Hoken ga arimasu”, nghĩa là “Tôi có bảo hiểm”, “Eigo de hanaseru hito wa imasu ka”, nghĩa là “Có ai nói được tiếng Anh không?”, “Tsuyaku apuri o tsukatte mo yoi desu ka”, nghĩa là “Tôi có thể dùng ứng dụng dịch không?”, “Netsu ga arimasu”, nghĩa là “Tôi bị sốt”, và “Kusuri o nondeimasu”, nghĩa là “Tôi đang uống thuốc”. Khi giải thích triệu chứng, nên nói theo thứ tự bắt đầu từ khi nào, vị trí nào có vấn đề, mức độ ra sao và triệu chứng xuất hiện sau việc gì. Ngay cả khi không tự tin nói tiếng Nhật, người bệnh vẫn có thể truyền đạt thông tin cần thiết chính xác bằng cách cho xem ghi chú, ứng dụng dịch, ảnh thuốc và màn hình xác nhận đặt lịch.

Nếu cần hệ thống đặt lịch, hãy chọn “RESERVA”

Đối với việc quản lý đặt lịch tại bệnh viện và phòng khám, hệ thống quản lý đặt lịch dạng đám mây RESERVA, có 350.000 doanh nghiệp đã triển khai, là một lựa chọn phù hợp. RESERVA là một trong những hệ thống đặt lịch hàng đầu tại Nhật Bản, có thể sử dụng trong nhiều ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau, đồng thời đã được ứng dụng trong hơn 350 loại hình kinh doanh. Từ phát hành tài khoản đến hoàn tất tạo trang đặt lịch, quá trình thiết lập có thể hoàn thành trong thời gian ngắn nhất là 3 phút, và hệ thống cũng có gói miễn phí có thể sử dụng lâu dài. Vì vậy, RESERVA phù hợp với các đơn vị muốn giảm chi phí ban đầu hoặc muốn kiểm tra cảm giác sử dụng trước khi triển khai chính thức.

Tổng kết

Người nước ngoài có thể đặt lịch khám bệnh tại Nhật Bản bằng 3 phương pháp chính: đặt lịch qua điện thoại, đặt lịch trực tuyến và đặt lịch tại quầy tiếp nhận. Khi chọn khoa khám phù hợp với triệu chứng, đồng thời xác nhận trước khả năng hỗ trợ ngoại ngữ, giấy tờ chứng minh tư cách bảo hiểm và đồ cần mang theo trong ngày khám, quy trình từ tiếp nhận đến khám bệnh sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Nếu không tự tin nói tiếng Nhật, người bệnh có thể sử dụng Mạng thông tin y tế, quầy tư vấn của chính quyền địa phương, ứng dụng dịch hoặc hỗ trợ phiên dịch, đồng thời chuẩn bị trước ghi chú về triệu chứng và thuốc đang dùng. Nếu triệu chứng có tính khẩn cấp cao, người bệnh không nên chờ lịch khám thông thường mà cần sử dụng 119 hoặc dịch vụ tư vấn cấp cứu và ưu tiên an toàn.

Đối với các cơ sở y tế, việc xây dựng môi trường để bệnh nhân nước ngoài có thể yên tâm đặt lịch cũng rất quan trọng. Nếu có đặt lịch trực tuyến, email xác nhận đặt lịch, hướng dẫn bằng nhiều ngôn ngữ, thông tin về giấy tờ cần mang theo và cách hủy lịch được trình bày rõ ràng, người bệnh có thể chuẩn bị đầy đủ trước khi đến. Cơ sở y tế không nên chỉ phụ thuộc vào điện thoại, mà có thể sử dụng hệ thống đặt lịch để chuẩn hóa nghiệp vụ tiếp nhận, qua đó giảm gánh nặng cho nhân viên và nâng cao sự tiện lợi cho người bệnh. Để người nước ngoài nhận được dịch vụ y tế phù hợp tại Nhật Bản, cần có cả sự chuẩn bị trước của người bệnh và quy trình đặt lịch rõ ràng từ phía cơ sở y tế.